Innovasjon skjer ikke av seg selv

Innovasjon skjer ikke av seg selv

Strategier vedtas. Ambisjoner formuleres. Prosjekter etableres. Organisasjoner investerer betydelige ressurser i innovasjon, digitalisering og endringsarbeid.

Likevel opplever mange at resultatene uteblir. Vi kaller det «Gjennomførings GAPet».

Ikke fordi ideene er dårlige. Ikke fordi strategien mangler retning. Men fordi det er langt fra en beslutning er tatt til endringen faktisk er gjennomført.

Mellom strategi og resultater finner vi ofte en rolle som får mindre oppmerksomhet enn den fortjener: prosjektlederen.

Fra idé til virkelighet

Verden er full av gode ideer og de fleste organisasjoner har flere gode ideer enn de har kapasitet til å gjennomføre. Utfordringen ligger sjelden i å identifisere forbedringsmuligheter. Den ligger i å omsette ideene til handling.

Det er her prosjektlederen kommer inn.

En god prosjektleder er bindeleddet mellom strategi og gjennomføring. Mellom ledelsens ambisjoner og organisasjonens hverdag. Mellom målene som besluttes i styrerommet og aktivitetene som faktisk skjer ute i virksomheten.

Når innovasjon og endring skal gjennomføres, må noen sørge for fremdrift, koordinering, forankring og oppfølging. Noen må holde fokus når hverdagen presser på og driftshensyn tar oppmerksomheten.

For drift venter ikke og det er et umettelig behov som aldri tar slutt.

To tanker i hodet samtidig

En av de største utfordringene i innovasjons- og endringsarbeid er at organisasjoner må klare to ting samtidig.

De må levere på dagens oppgaver samtidig som de utvikler morgendagens løsninger.

Det høres enkelt ut. I praksis er det krevende.

Ansatte og ledere har allerede fulle arbeidsdager. Kunder skal følges opp. Systemer skal fungere. Frister skal holdes. Da er det lett at utviklingsarbeidet skyves til side.

Ikke fordi det er uviktig, men fordi det sjelden haster mest akkurat nå.

En dyktig prosjektleder bidrar til å holde utviklingsarbeidet levende når driftspresset øker. Vedkommende sørger for at organisasjonen faktisk klarer å tenke to tanker samtidig.

Hva kjennetegner en god prosjektleder?

Prosjektledelse handler naturligvis om kompetanse, erfaring og metodikk. Men de beste prosjektlederne har ofte noe mer.

• De kombinerer faglig styrke med personlige egenskaper som gjør dem spesielt godt egnet til rollen.
• De er strukturerte og evner å skape orden i komplekse prosesser.
• De er tydelige og tør å stille krav, følge opp leveranser og ta tak i utfordringer når de oppstår.
• De er relasjonssterke og får mennesker til å samarbeide på tvers av fagområder, avdelinger og organisatoriske nivåer.
• De forstår betydningen av forankring og vet at endring først skjer når mennesker ser hensikten og opplever eierskap.
• De har stamina. De gir ikke opp når motstanden kommer eller når fremdriften går saktere enn planlagt.

Og kanskje viktigst av alt: De skaper engasjement. De får mennesker til å tro på målet og bidra til å realisere det.

Noen av disse egenskapene kan utvikles gjennom erfaring og læring. Samtidig ser vi ofte at de beste prosjektlederne har et naturlig talent for å skape struktur, bygge tillit og få ting til å skje.

Forskningen støtter erfaringene

Betydningen av god prosjektledelse er godt dokumentert i både ledelses- og prosjektlitteraturen.

I Leading Change beskriver John P. Kotter hvordan vellykket endring krever kontinuerlig mobilisering, kommunikasjon og oppfølging gjennom hele endringsprosessen. Endring lykkes ikke fordi beslutningen er tatt, men fordi noen sørger for at organisasjonen beveger seg i riktig retning over tid.

I Project Management: Achieving Competitive Advantage peker Jeffrey Pinto på prosjektlederens evne til å håndtere relasjoner, interessenter og koordinering som sentrale suksessfaktorer.

Michael Tushman og Charles O’Reilly beskriver i Winning Through Innovation hvordan organisasjoner må balansere drift og utvikling samtidig. Dette er en krevende øvelse som krever tydelig ledelse og oppfølging dersom innovasjon ikke skal tape kampen mot den daglige driften.

Felles for disse perspektivene er erkjennelsen av at gode planer alene ikke skaper resultater. Det gjør mennesker som evner å omsette planer til handling.

Når prosjektledelsen mangler

De fleste organisasjoner har opplevd prosjekter som startet med entusiasme og gode intensjoner, men som gradvis mistet fart.

Møter gjennomføres uten tydelige beslutninger. Oppgaver blir liggende. Ressurser trekkes tilbake. Prioriteringer endres. Fremdriften stopper opp.

Til slutt står man igjen med et prosjekt som kanskje er levert på papiret, men som ikke har skapt den ønskede effekten.

Ofte skyldes dette verken mangel på gode ideer eller manglende støtte fra ledelsen.

Det skyldes mangel på systematisk gjennomføring.

Uten tydelig prosjektledelse øker risikoen for at initiativer mister retning, fremdrift og forankring.

En rolle som fortjener større oppmerksomhet

Når organisasjoner diskuterer hva som skal til for å lykkes med innovasjon og endring, handler samtalen ofte om strategi, teknologi eller organisasjonsstruktur.

Det er viktige faktorer.

Men erfaring viser at selv de beste strategiene har begrenset verdi dersom ingen sørger for at de faktisk blir gjennomført.

Derfor er prosjektlederen langt mer enn en koordinator eller administrator.

Prosjektlederen er ofte den som gjør forskjellen mellom planer som blir liggende i en presentasjon – og endringer som faktisk skaper verdi.

I en tid hvor endringstakten øker og kravene til innovasjon blir stadig større, er kanskje spørsmålet ikke om man har råd til å investere i god prosjektledelse.

Spørsmålet er om man har råd til å la være.

Referanser

• Kotter, J.P. (1996). Leading Change.
• Pinto, J.K. (2023). Project Management: Achieving Competitive Advantage.
• Tushman, M.L. & O’Reilly, C.A. (1997). Winning Through Innovation.
• Mintzberg, H. (2009). Managing.